みなさん、こんにちは。
みんなの人事部 矢野です。

「マイナンバー制度」第3回目、今回はマイナンバーの取扱いについて書いていきたいと思います。

 

■利用目的の明示

会社がマイナンバーを取得しようとする際は、本人にその利用目的を明示しなければなりません。その際、例えば、「入社手続きのため」と本人に説明し、番号情報の提供を受けた場合、それ以外の目的(例えば退社手続き)に利用するには、当初の利用目的を変更し、改めて本人に通知する必要があります。

番号情報が必要となる場面ごとにそのような手間をかけることの無いよう、あらかじめ想定される利用目的を包括的に明示しておくことが重要です。

また、当たり前の話ですが、利用目的を明示すれば何にでも利用できるという訳ではありません。法律で指定されている範囲に限られます。「社員番号に利用する」と明示したとしても、当然、これは利用できません。 


■本人確認

マイナンバー法について、国民の多くが心配しているのは、成りすましによる被害です。そのため、法律上、番号の取得の際には厳格な本人確認が要求されています。

まず、番号の確認のため、「個人番号カード」もしくは「通知カード」等を確認します。

次に、身元確認のため、「個人番号カード」、「運転免許証」等の写真付き身分証明書を確認します。「個人番号カード」であれば、1枚で充分ということです。何ひとつ身分証明書がないという人がいた場合は、来年早々に「個人番号カード」の取得を指示するのも一つの解決策かと思います。

また、身元確認については、従前からの社員等については、人違いでないことが明らかと「個人番号利用事務実施者」が認める場合は、身元確認書類は要しないとされています。

 
■【保管(データの取扱い)

包括的に利用目的を明示して取得した番号情報であれば、本人が会社に在籍している間、保管することができます。

本人が退職した場合等で、利用目的の全てに該当しなくなった場合は、速やかに破棄しなければなりません。

ところで、官公庁に書類を提出する際、コピーを取って会社で保管し、決定通知書等の内容確認等に利用したりすることは珍しくないと思います。この保管する書類のコピーにマイナンバーが記載されていた場合はどうなのかという問題がでてきます。

この書類は、特定個人情報を含む書類となります。そのため、そのまま保管し続けることはできません。この場合は、確認作業終了後破棄するか、番号部分を黒塗りにし、復元不可能な状態にしなければなりません。

面倒だからとそのままにして置くと、後々思わぬ問題が発生しますので、少々手間が掛かってもその場その場で対処するのが最善です。マイナンバー情報の管理は、出来るだけ分散を避け、限られた人数で行うことが、情報の漏えい、法律違反を防ぐのに効果的です。

 

今回はこの辺りで。次回も引き続きマイナンバー制度について書いていきたいと思います。

"社会保険労務士 矢野BLOG"の関連記事

<

マイナンバー制度ってなんだ？　その２

>

マイナンバー制度ってなんだ？　その４